CÜTAM Araştırmacı ve Hizmet Talep Edenler KVKK Aydınlatma Metni

Sivas Cumhuriyet Üniversitesi Rektörlüğü
İleri Teknoloji Uygulama ve Araştırma Merkezi (CÜTAM)

1. Veri Sorumlusu ve Kapsam

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında veri sorumlusu Sivas Cumhuriyet Üniversitesidir. Bu metin, Üniversite bünyesindeki CÜTAM'ın analiz ve laboratuvar hizmetlerinden yararlanan araştırmacıların, hizmet talep edenlerin ve başvuru belgelerinde bilgileri bulunan ilgili kişilerin CÜTAM ve CÜTAYSİS kapsamında işlenen kişisel verilerine ilişkindir.

Adres: Sivas Cumhuriyet Üniversitesi Rektörlüğü, 58140 Kampüs / Sivas
KEP: cumhuriyetuniversitesi@hs01.kep.tr
CÜTAM hizmet iletişimi: cutam@cumhuriyet.edu.tr

2. Toplanan Veriler ve Toplanma Yöntemi

Veriler; CÜTAYSİS hesap ve başvuru formları, e-Devlet girişinde Üniversite portalından gelen kimlik bilgileri, sisteme yüklenen belgeler, elden veya kargo ile sunulan analiz formları, hizmete ilişkin yazışmalar ve sistemin oluşturduğu işlem kayıtları aracılığıyla toplanır. Elektronik işlemlerde tamamen veya kısmen otomatik; dosyalama kapsamındaki fiziksel belgelerde ise veri kayıt sisteminin parçası olan otomatik olmayan yöntemler kullanılır.

• Kimlik ve hesap: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, kullanıcı hesabı ve unvan bilgileri. e-Devlet girişinde ad, soyad ve T.C. kimlik numarası alınır; hesap bu bilgilerle eşleştirilir veya oluşturulur.
• İletişim ve profil: E-posta, telefon, adres, başvuruda belirtilen kurum bilgileri ve kullanıcı yüklerse profil fotoğrafı. Profil fotoğrafı yüklemek zorunlu değildir.
• Hizmet ve araştırma: Proforma, analiz talebi, numune kodu ve özellikleri, analiz parametreleri, proje ve tez ilişkisi, randevu, kabul veya ret işlemleri, sonuç raporları ve hizmete ilişkin yazışmalar.
• Mali işlemler: Fatura ve vergi bilgileri, ödeme yöntemi, dekont ve üzerindeki kişisel bilgiler, ödeme tarihi, tutarlar, bakiye ve cari hesap hareketleri.
• Başvuruyla bağlantılı diğer kişiler: İlgili proje veya tez başvurusunda bildirilen yürütücü ve öğrenci adı, soyadı ve T.C. kimlik numarası. Bu bilgiler başvurunun ilgili mali ve proje kayıtlarında yer alabilir.
• İşlem ve güvenlik: Kullanıcı kimliği, IP adresi, işlem zamanı, tarayıcı bilgileri, oturum, gerçekleştirilen işlem ve ilgili kayıt bilgileri; hukuki metnin sürümü, okunduğuna veya kabul edildiğine ilişkin kayıt, tarih-saat ve IP bilgileri.
• Hizmet değerlendirmesi: Kullanıcı tarafından doldurulursa analiz talebiyle ilişkilendirilen memnuniyet puanı ve açıklaması.

Numune ve analiz bilgileri, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle bağlantılı oldukları ölçüde kişisel veridir. Başka kişilere ait bilgiler yalnız ilgili hizmet için gerekli kapsamda sunulmalıdır. Bir başvuruda bu bilgilerin bulunması, ilgili kişinin bilgilendirildiği veya açık rıza verdiği anlamına gelmez.

3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

• Hizmetin yürütülmesi: Hesabın hizmet talebiyle eşleştirilmesi, başvurunun değerlendirilmesi, numune kabulü, analiz ve randevu işlemleri, sonuçların iletilmesi ve talep sahibiyle iletişim için; sözleşmenin tarafı olan kişinin verileri bakımından KVKK m.5/2-c kapsamındaki sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olma şartı esas alınır.
• Mali ve idari işlemler: Proje, ödeme, faturalandırma ve muhasebe belgelerinin işlenmesinde, ilgili mali veya idari yükümlülüğün gerektirdiği kapsamla sınırlı olarak KVKK m.5/2-ç; verinin işlenmesi bir kanunda açıkça öngörülmüşse m.5/2-a uygulanır. Tüzel kişi adına işlem yapan temsilcilerin ve proje başvurusuyla bildirilen diğer kişilerin verileri, somut idari yükümlülük veya aşağıdaki meşru menfaat şartı kapsamıyla sınırlıdır.
• Hesap ve işlem güvenliği: Kimlik doğrulama, yetkisiz erişimin önlenmesi, işlem takibi ve hizmet kayıtlarının güvenilirliği için KVKK m.5/2-f kapsamında, temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olan veriler işlenir. İsteğe bağlı profil fotoğrafının hesapta gösterilmesi ve sunulan hizmet değerlendirmelerinin incelenmesi de bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak değerlendirilir.
• Hakların korunması: Hizmet, ödeme, itiraz ve hukuki metin kayıtlarının bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli olması halinde KVKK m.5/2-e uygulanır.

İşleme, belirtilen amaç için gerekli verilerle sınırlı ve ölçülü olmalıdır.

4. Sağlık ve Genetik Veriler

İnsan kaynaklı numunelerle bağlantılı bilgiler veya yüklenen belgeler, kimliği belirli ya da belirlenebilir bir kişinin sağlık veya genetik bilgilerini içeriyorsa özel nitelikli kişisel veri söz konusu olabilir. Bu verilerin işlenebilmesi için KVKK m.6 kapsamındaki somut işleme şartının bulunması ve gerekli güvenlik önlemlerinin alınması gerekir. Yalnız bu metnin okunması, başvuru yapılması veya numunenin teslimi bu şartı sağlamaz.

İstenen analiz için gerekli olmayan hasta veya gönüllü bilgileri formlara, numune etiketlerine veya ek belgelere eklenmemelidir. Gerekli olduğu hallerde özel nitelikli veri işleme faaliyeti için ayrıca aydınlatma yapılmalı; açık rıza gereken bir işlem varsa rıza bu metinden ayrı alınmalıdır.

5. Erişim ve Aktarım

Hizmet kayıtlarına, görev ve yetkileri ölçüsünde CÜTAM'ın başvuru, numune kabulü, analiz, raporlama, yönetim ve muhasebe süreçlerinde görevli kullanıcıları erişir. Mali ve proje belgeleri ilgili işlemin yürütülmesi için Üniversitenin Döner Sermaye ve BAP gibi yetkili birimlerine iletilebilir.

Başvuruda belirtilen teslim yöntemine göre sonuç ve ilgili belgeler talep sahibine iletilir. E-posta veya kargo tesliminde, teslim için gerekli iletişim bilgileri ilgili iletişim veya taşıma hizmetinde kullanılır. Kanuni yükümlülük veya usulüne uygun bilgi talebi halinde, gerekli kayıtlar yetkili adli ve idari mercilere aktarılabilir. Yurt içi aktarımlarda KVKK m.8 şartları geçerlidir.

Oturum açılan sayfalarda arayüz bileşenlerinin yüklenmesi için cdn.jsdelivr.net hizmetine ve Üniversitenin içerik sunucularına tarayıcı üzerinden istek gönderilir. Bu istekler IP adresi ve tarayıcının gönderdiği teknik bilgileri ilgili içerik hizmetine iletebilir. Yurt dışına aktarım söz konusu olduğunda KVKK m.9 koşullarının sağlanması gerekir; bu metnin okunması yurt dışı aktarım için açık rıza yerine geçmez.

6. Çerezler ve Tarayıcıda Saklanan Tercihler

Oturum çerezi, kullanıcının oturumunu sürdürmek; XSRF-TOKEN çerezi ise istek güvenliğini sağlamak için kullanılır. Tema tercihi tarayıcının yerel depolamasında saklanır; bir tema çerezi olarak tanımlanmaz. Arayüz tercihlerinde ve bildirimlerde yerel depolama ve oturum depolaması da kullanılır.

Bu kayıtların teknik amaçları, hesap ve hizmet güvenliği ile kullanıcının seçtiği arayüz tercihlerinin uygulanmasıdır. Oturum çerezinin geçerliliği uygulamanın oturum ayarlarına bağlıdır. Yerel depolamadaki tercihler tarayıcı kapatıldıktan sonra da saklanabilir ve tarayıcı ayarlarından temizlenebilir.

7. Saklama ve Güvenlik

KVKK m.4 uyarınca kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli süreyle sınırlı saklanmalıdır. Saklamayı gerektiren işleme şartları ortadan kalktığında, KVKK m.7 gereğince silme, yok etme veya anonimleştirme yükümlülüğü doğar. Numune iade süresi, kişisel veri ve rapor kayıtlarının saklama süresi değildir.

Üniversite, KVKK m.12 uyarınca hukuka aykırı işleme ve erişimi önlemek ve kişisel verileri korumak için gerekli teknik ve idari önlemleri almakla yükümlüdür.

8. Haklarınız ve Başvuru

KVKK m.11 kapsamında Üniversiteye başvurarak verilerinizin işlenip işlenmediğini, işlenmişse buna ilişkin bilgileri, işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını, yurt içi veya yurt dışındaki alıcıları öğrenebilir; yanlış veya eksik bilgilerin düzeltilmesini, kanuni şartları oluştuğunda silme veya yok etmeyi ve bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini isteyebilirsiniz. Verilerinizin yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize oluşan sonuca itiraz ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararınızın giderilmesini talep haklarınız da vardır.

Başvurunuzu Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak, yazılı biçimde Sivas Cumhuriyet Üniversitesi Rektörlüğü, 58140 Kampüs / Sivas adresine veya KEP yoluyla cumhuriyetuniversitesi@hs01.kep.tr adresine iletebilirsiniz. Tebliğdeki diğer başvuru yöntemleri de kullanılabilir. Üniversitenin ilgili kişi başvuru formuna kurumsal KVKK sayfasından ulaşılabilir.

Başvurular, KVKK m.13 uyarınca talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılmalıdır.

9. Aydınlatmanın Niteliği

Bu metin bilgilendirme içindir; hizmet sözleşmesi veya açık rıza metni değildir. Okunduğuna ilişkin elektronik teyit, aydınlatmanın sunulduğunu kayıt altına alır; açık rıza yerine geçmez.